Çevik (Agile) Dönüşüm nedir?

İş dünyasında adını "Dijital Dönüşüm" kadar sık duymaya başladığımız "Çevik (Agile) Dönüşüm", yeni bir iş yaklaşım modelini ve kültürünü temsil ediyor. Son 30 yılda internet ile birlikte başlayan dönüşümün hızı, her geçen yıl katbekat artıyor. Özellikle dijitalleşmede yaşanan gelişim, şirketlere verimlilik noktasında büyük faydalar sağlıyor.

Günümüzde zaman aynı hızla akıyor olsa da 10 yıl önceye nazaran değişim çok daha hızlı yaşanıyor. İçinde bulunduğumuz dijital çağın devamlı yenilenen siber ihtiyaçları, pandemi koşulları, Z kuşağının kendi gerçekleri gibi nedenler, birçok noktada şirketleri Çevik Dönüşüm'e ısrarla yönlendiriyor. Peki işletmeler için Çevik Dönüşüm ne anlama geliyor?

Çok kısa bir tarifle Çevik Dönüşümü, "değişime hızlı adapte olmak" olarak tanımlayabiliriz. Kuralların, yaşam şartlarının ve müşteri taleplerinin her an değişebildiği iş dünyasında departmanlara ayrılmış geleneksel iş yapış modelleri, dijitalleşmeye rağmen ağır kalabiliyor. İşte bu noktada, öncelikli olarak zihinlerde başlayan ve benimsendikten sonra operasyonel verimlilik haline dönüşen yeni bir iş yaklaşım modeline ihtiyaç duyuluyor. Çevik Dönüşüm olarak tanımlanan bu model, kalabalık gruplardan oluşan ve sadece yeri geldiğinde projeye dahil olan, söz konusu projenin yalnızca kendi ihtiyacı kadarını bilen ekipler yerine, küçük ama projenin her aşamasına hakim ekipleri öne çıkarıyor...

Çevik Yaklaşım ile üretkenlik ve mutluluk artıyor

Şirketlerin Çevik Dönüşüm yolculuğuna çıkmaları için öncelikli olarak Çevik Yaklaşımı ve bu yaklaşımın şirket kültürüne etkilerini anlamaları gerekiyor. Kurumlar için son derece gelecekçi bir disiplin olan Çevik Yaklaşım, üst yönetimden aşağıya doğru benimsendiği takdirde Çevik Dönüşüm halini alacaktır. Öncelikle üst düzey yöneticiler katında bu yaklaşım tercih edilmeli ve personeller yeni bir iş modeline doğru eğitimlerle yönlendirilmelidir. Bu noktada birbirini "takım olmak" olarak tamamlayan iki kavram öne çıkıyor; şeffaflık ve güven.

Geleneksel iş yapış modelinde personel, ilgili proje hakkında genel bir bilgiye ve işi yapmasına mani olmayacak kadar detay verisine sahip olurdu. Çevik Yaklaşım'da ise personeller, projenin tamamına hakim, beraberinde karar verme yetisine sahip ve bunların sonucunda işi daha fazla sahiplenen, daha motive ve yaratıcı çalışanlar haline geliyor. Çok kalabalık gruplar yerine proje bazlı daha küçük takımlara bölünen ekipler, hem devamlı iletişim halinde oldukları için daha sık öğreniyorlar hem de farklı departmanlardan personeller anbean birlikte çalışıp hız kazanıyorlar. Departmanlar arasında olası bir iletişim problemi yaşanmadığı gibi uyum ve paylaşım da artıyor.

Çevik Yaklaşımı içselleştirmiş ekipler, daha çok öğreniyor, daha çok iş birliği yapıyor, daha çok değer yaratıyor ve bunlara bağlı olarak üretken ve mutlu personeller haline geliyor. Geleneksel iş yapış kültüründe olduğu gibi çalışanlar büyük ve yorucu adımlar atmak yerine, küçük ama seri adımlar atarak, proje üzerinde ilerleme hissiyatını daha sık yaşıyor. Bu sayede motivasyonu daima yüksek kalan ekiplerin proje tamamlamadaki hızı da belirgin biçimde yükseliyor.

Üretken personellerden çevik takımlara geçiş

Uçtan uca Çevik Dönüşüm sürecini benimsemiş bir şirket, kurduğu ekipleri çevik takımlara dönüştürmelidir. Bu noktada temel ilkeler olan şeffaflık ve güven, kritik değer taşır. Çevik Yaklaşım zihinlerde başlayan bir süreçtir ve kurduğu ekiplere güvenmeyen, bununla beraber şeffaf olmayan üst yönetimler, Çevik Dönüşüm sürecini tamamlayamaz. Üst yönetimler takımlarını projenin her aşaması hakkında açık biçimde bilgilendirmeli ve onlara gerektiğinde karar alma sorumluluğunu vermelidir. Doğru biçimde eğitilen ve bilgilendirilen çevik takımlar, daha az hata yapar ve projeye tam olarak hakim oldukları için, değişen ihtiyaçlara dinamik çözümler üretir. Bu hareket potansiyeli, kısa vadede müşteri memnuniyeti olarak geri dönecektir.

Otonom takımlar, müşteri ile bağı kuvvetlendiriyor

Geniş ve hantal gruplar yerine hareket kabiliyeti yüksek küçük ekipler ile aksiyon alınan Çevik Dönüşüm'de, kurulan ekipler hem müşteri ile hem de kendi içlerinde anbean iletişim halinde kalıyor. Bu sayede ekip, bir yandan projeyi tamamlarken diğer yandan da müşteriden gelen geri dönüşlere göre ortaya çıkacak farklı ihtiyaçlara hızla cevap verme imkanı buluyor. Böylelikle bir proje üzerine konumlandırdığınız ekibiniz, otonom bir yapıya kavuşarak işin en doğru biçimde tamamlanması için özerk bir sistemle çalışıyor. Müşteri ile daima temas halinde olan hatta birebir çalışarak tepkilerini anbean izleyen otonom takımlar, ihtiyaçlara en doğru çözümleri sunarak müşteri ile şirket arasında duygusal ve gelişkin bir bağ kurulmasını sağlıyor.

Pandemi döneminde Çevik Dönüşüm

Pandemi ve benzeri kriz dönemleri, şirketlerin insan kaynağını yönetmede en çok zorlandığı, işten çıkarma kararlarının çokça masaya yatırıldığı süreçlerdir. Çevik Dönüşüm, şirketlerin kadrolarını en doğru ve verimli yönetme noktasında pek çok avantaj sağlıyor. Kalabalık insan kaynağını özerk çalışan küçük takımlara bölen şirketler, böylece ekip sayısı kadar proje üzerinde aynı anda çalışma imkanına kavuşuyor.

Pandemi sürecinde kuşkusuz birçok şirket kadrosunu verimli kullanamadığı için personel eksiltmeyi bir çözüm olarak görürken, Çevik Dönüşüm bir başka seçeneğin varlığını işaret ediyor. Doğru kurgulanmış takımlar oluşturarak, var olan insan kaynağını farklı projelere kanalize etmek, şirketleri pandemi öncesinden de daha verimli hale getirebilir. Kurulan ekiplerin kendi içlerindeki performans değerlemeleri sayesinde, bir sonraki proje için nerelerde geliştirmeye ihtiyaç duyulduğu yalın biçimde ortaya çıkıyor. Çevik Dönüşüm, hiç bitmeyen bir öğrenme ve geliştirme sürecini beraberinde getiriyor. Her zaman daha iyiyi hedefleyen ve sorunlarla bireysel değil ekip olarak yüzleşen çevik takımlar, hep birlikte öğreniyor ve projenin toplam sorumluluğunu alarak başarmanın hazzını yaşıyor.

Değişen dünyaya uyum sağlayan yönetim yaklaşımı: Çevik Yönetim

Hiyerarşik ve bürokratik geleneksel yönetim anlayışından farklı olarak Çevik Yönetim yaklaşımı, günümüz dünyasının dinamiklerine ve koşullarına uyum sağlamak üzere tasarlandı. Çalışma sürecini müşterinin anbean değişebilecek ihtiyaçlarına göre organize eden Çevik Yönetim yaklaşımında, kaliteden ödün vermeden en hızlı sonucu almak hedefleniyor. Kurulan otonom takımların müşteriyle direkt temasta olduğu bu yaklaşımda ekipler, sorumluluk bilinci yüksek, disiplinli ve iç iletişimi güçlü personellerden oluşturuluyor. Böylelikle karar alma sorumluluğuna sahip, kendi kendini yönetebilen takımlar ortaya çıkıyor.

Müşteri memnuniyetini ön planda tutan Çevik Yönetim yaklaşımında, proaktif düşünce de bir başka önemli unsur konumunda. Tamamlanması gereken projeleri küçük parçalara ayırarak ilerlenen bu yaklaşımda, proje üzerine çalışırken bir yandan da gelecekte karşılaşılacak muhtemel sorunları önceden tespit etmek kritik önem taşıyor. Geleneksel iş yapış modelinde problemler, projeyi tamamladıktan sonra geriye dönük olarak taranırken, Çevik Yönetim yaklaşımında yaşanması muhtemel sorunlar önceden belirlenerek çözüme kavuşturuluyor. Böylelikle proje sonuçlandırıldığında, ortaya çok büyük oranda hatasız ve tam olarak müşterinin ihtiyaçlarına göre dizayn edilmiş bir ürün/hizmet çıkıyor.

Çevik Yönetim metodolojilerinden biri olan Scrum, Çevik Dönüşüm'ün en kritik kavramlarından biri olarak değerlendiriliyor. Kompleks iş süreçlerini yönetilebilir küçük parçalara ayırarak, düzenli geri bildirim ve planlamayla büyük hedefe ulaşmayı sağlayan Scrum, 3 temel prensip üzerine tasarlandı. Projenin baştan sona tüm takım tarafından takip edilebilir olması Şeffaflık; projenin her an kontrol ve analiz edilebilir olması Denetleme; projenin ortaya çıkabilecek değişkenlere hızla adapte edilebilmesi de Uyarlama sözcüğüyle ifade ediliyor.

Çevik Yönetim ile ilgili en sık rastlanan bir diğer metodoloji de kökeni Uzak Doğu'ya kadar dayanan Kanban'dır. Bu metodolojide bir iş akış süreci oluşturulur, gruplama yapılır, günlük olarak yapılabilecek iş miktarı kısıtlanarak mevcut görevleri en iyi ve etkin şekilde tamamlamak hedeflenir. Kanban, geliştirmenin sürekli devam ettiği bir süreçtir. Görselleştirmek ve iş miktarını sınırlayarak verimli çalışmak en önemli disiplinler konumundadır.

Hiçbir metodolojiye bire bir bağlı kalmadan, pek çok yöntemi iş akışında kullanan, aralarında Tesla'dan Uber'e, Google'dan Intel'e, Apple'dan Amazon'a kadar pek çok şirket de mevcut. Çevik Yaklaşım'ı odağına alarak ihtiyaçları doğrultusunda operasyon kurgusunu oluşturan firmalar, bir nevi Çevik Dönüşüm'ü kendi içinde özelleştirerek benimsiyor. E-ticaret kurumlarından teknoloji üreticilerine, bankalardan ödeme altyapısı hizmeti veren şirketlere, yazılım firmalarından internet uygulamalarına kadar hemen her sektörde Çevik Dönüşüm'e geçen şirketler, çağın gerekliliklerine hızlı ve etkin biçimde karşılık veriyor...

Çevik Dönüşüm eğitimleri neden önemli?

Çevik Dönüşüm, sadece geleneksel iş yapış modellerine alternatif olarak günümüz dünyasının ihtiyaçları kapsamında kurgulanmış gelecekçi bir iş yapış modeli değil, çok daha geniş bir iş yaklaşım kültürünü betimliyor. Sektörü ne olursa olsun, farklı metotlarla çalışan firmaların Çevik Dönüşüm'ü tamamlamaları yıllar sürebilir. Üstelik bu süreç profesyonel biçimde ele alınmadığı takdirde, şirket operasyonlarında beklenen olumlu etkilerin gelmesi de uzun bir sürece yayılabilir. Nasıl ki dijitalleşmeyi tamamlamaya çalışan şirketlerin, zaman zaman sıkıntılı dönemler geçirebilmesi gibi Çevik Dönüşüm de sancılı bir sürece sebep olabilir.

Bu geçişi hasarsız ya da minimum sorun ile kapatmak isteyen şirketlerin, mutlaka Çevik Dönüşüm eğitimleri alması gerekiyor. Öncelikle üst yönetimlerden başlayarak eğitimlerle süreci ve felsefesini öğrenmek kritik önem taşıyor. Personellerin Çevik Dönüşüm'e dair ilk yetkinliklerini kazanmalarının da yolu yine eğitimlerden geçiyor. Çevik Dönüşüm'ü şirket kültürü ile buluşturarak organizasyonun tamamına uygulamak uzun ve meşakkatli bir süreç. Bu süreç eğitimlerle desteklenmediği takdirde, uzun vadede gelinen nokta, beklenen verimli yapının çok uzağında kalabilir.

Şirketiniz hangi sektörde faaliyet gösteriyor olursa olsun Netaş, Çevik Yönetim başlığı altında derlediği eğitimlerle, bu uzun ve meşakkatli geçiş sürecini, şirketlerin mümkün olduğunca sancısız ve hızlı bir biçimde atlatmasına yardımcı oluyor...

Agile Manifesto (KUTU)

2001 yılında, pek çoğu yazılım dünyasının en iyilerinden olan 17 kişilik bir grup, ABD'nin Utah eyaletinde "üretkenlik ve verimlilik" konulu bir toplantı yapar. 2 gün süren fikir alışverişlerinin ardından, günümüzde Çevik Dönüşüm'ün fitilini ateşleyen 4 maddelik Agile (Çevik) Manifesto'yu yayınlarlar: "Süreçler ve araçlar yerine bireyler ve etkileşimlere; kapsamlı dokümantasyon yerine çalışan yazılımlara sözleşme pazarlığı yerine müşteri işbirliğine; bir plana bağlı kalmak yerine değişime yanıt vermeye kanaat getirdik."

Agile Manifesto, müşterinin projenin hemen her aşamasında işin içinde olduğu, çalışma sürecinde ilk planın aksine yeni şartlara (değişime) göre dinamik çözümler üretildiği, tamamen müşteri memnuniyeti esas alınan bir vizyon sunuyor. Müşteriyi daima sürecin merkezinde tutan Çevik Dönüşüm, sadece bir iş yapış modeli değil, şirketler için kültürel bir değişim süreci olarak da değerlendiriliyor.